<img alt="" src="https://secure.doll8tune.com/223485.png" style="display:none;">

Tactische, geïntegreerde planning voor concurrentievoordeel

Sales and Operations Planning (S&OP) geeft bedrijven een tactisch voordeel: ze hebben een diepgaander marktinzicht, kunnen vraag en aanbod beter in evenwicht brengen en de financiële planning daarop afstemmen.

S&OP is een planningsproces dat de realisatie van de strategie ondersteunt, zodat je medewerkers – van Supply Chain tot Sales – niet langer brandjes blussen, maar een proactieve mentaliteit ontwikkelen. S&OP zorgt voor multidisciplinaire afstemming en ruimte om te focussen op continue verbetering, waardoor er in je bedrijf een nieuwe dynamiek ontstaat.

Ontdek S&OP: van bedrijfsvoordelen en buy-in van de medewerkers tot het realiseren van een effectieve uitrol en het selecteren van de juiste software. 



Wat is S&OP?  

Sales and Operations Planning (S&OP) is een proces waarmee bedrijven een belangrijk concurrentievoordeel kunnen behalen. Via tactische planning combineer je klantgerichte marketing en salesplannen met supply chain-inzichten.  

In een geavanceerd S&OP-proces (vaak IBP genoemd) worden gelijktijdig een supply chain en een financieel plan voor de middellange termijn geformuleerd. Het uiteindelijke doel? Je omzet verhogen, ervoor zorgen dat je betrouwbaar aan de verwachtingen van je klanten kunt voldoen en je kosten verlagen.  

 

De drie hoofddoelen van een S&OP-proces zijn: 

  1. De vraag bepalen – in kaart brengen welke en hoeveel producten je verwacht te verkopen
  2. Zorgen voor aanbod – de integrale keten inrichten om aan de klantvraag te kunnen voldoen en daarbij zorgen voor een veerkrachtige supply chain 
  3. Financiële doelen afstemmen – op basis van de balans tussen vraag en aanbod je financiële planning (opnieuw) bepalen 
SOP-software-selectie_450px-wide

Effectieve S&OP is een teamprestatie 

Aparte plannen voor sales, marketing, innovatie, productie, inkoop en finance leveren nooit het volledige potentieel aan bedrijfsvoordelen op. Gecombineerd zijn ze echter meer dan de som der delen. In het S&OP-proces worden ze geïntegreerd in één reeks van plannen.  

Met S&OP krijg je volledige controle over de integrale keten, door een vsate cyclus van plannings-meetings en reviews in te richten. Om alle functionele plannen binnen je bedrijf voor de korte en middellange termijn effectief op elkaar af te stemmen, moet tijdens deze meetings in ieder geval het volgende gebeuren: 

  • Het bespreken en goedkeuren van alle plannen voor demand en supply, inclusief innovatie 
  • Het valideren van zowel gedetailleerde als geaggregeerde plannen 
  • Het terugkoppelen naar en ondersteunen van het bredere businessplan 
  • Het beoordelen van en acteren op de KPI's voor continue verbetering 
Om tot een consensusplan te komen tussen de verschillende bedrijfsfuncties, vindt periodiek (meestal maandelijks) een vaste serie meetings plaats. Tijdens deze meetings wordt de inbreng van alle bedrijfsfuncties (marketing, sales, supply chain, productie, financiën en algemeen management) gebruikt om tot een multidisciplinaire planning met volledige buy-in te komen.   

Wat zijn de voordelen van S&OP? 

S&OP wordt beschouwd als een essentieel bedrijfsproces – en terecht. Als het goed wordt geïmplementeerd, kan het een zeer positieve impact hebben op alle niveaus van je bedrijf. Met S&OP kunnen strategie, beheersing en besluitvorming in het hele bedrijf worden verbeterd, zodat je beste mensen niet meer constant brandjes hoeven te blussen, maar zich kunnen richten op het toekomstgerichte, tactische werk.  

✓ Bedrijfsplanning en tactieken op elkaar afstemmen  

✓ Geen reactieve, maar een proactieve mentaliteit ontwikkelen  

✓ Een helder en solide plan voor de korte en middellange termijn ontwikkelen  

✓ Maximale klantwaarde creëren in combinatie met een efficiënte supply chain 

✓ Werken aan continue verbetering   What are the business benefits of S&OP? 

 

S&OP, S&OE, IBP: Wat is het verschil?  


Sales and Operations Planning (S&OP) 

Zoals we hebben beschreven, is S&OP een tactisch proces voor de middellange termijn, vooral gericht op de planning van volumes. Voortschrijdende plannen beslaan 12 tot 18 maanden.  

Sales and Operations Execution (S&OE) 

S&OE daarentegen is specifiek gericht op de korte termijn (2 tot 3 maanden). Hierbij gaat het om een gedetailleerde planning die dicht zit op de executie (orders, leveringen). Van directe vraag, lopende promoties, concrete verkoop-kansen en openstaande orders, op het niveau van specifieke producten. 

Om effectief te zijn, moeten S&OE en S&OP elkaar aanvullen en goed op elkaar aansluiten.  

Integrated Business Planning (IBP) 

Met S&OE en S&OP kunnen bedrijven effectief omgaan met veranderende en onzekere omstandigheden in de supply chain. Maar om een volledig geïntegreerd en veerkrachtig bedrijf te worden, moet je het volgende maturiteitsniveau bereiken: Integrated Business Planning (IBP).   

IBP omvat:  

  • Bedrijfsinformatie 
  • Realisatie van de bedrijfsstrategie 
  • Financiële besluitvorming 
  • “Gap closing”: realisatie van het jaarplan
  • Marktaandeel 
  • Serviceniveaus 
  • “End-to-end” supply chain, inclusief het ecosysteem van levranciers en klanten.  

In de totale plannings- en procesmaturiteit leidt S&OE tot S&OP en S&OP tot IBP. Bevindt je organisatie zich al in de IBP-fase?  Lees meer over Supply chain resilience , of download onze leaders guide to value chain resilience.   

Download gids: Bouwen aan een veerkrachtige waardeketen

 

 

S&OP: een traject van strategie naar planning

S&OE, S&OP en IBP zijn alle drie besluitvormingsprocessen om proactief vraag en aanbod op elkaar af te stemmen. Maar hoe werkt een S&OP-proces in de praktijk? Vooral voor grote organisaties kan het een flinke uitdaging zijn het grote geheel te overzien en de onderling gekoppelde processen die ten grondslag liggen aan effectieve Supply & Demand Planning te volgen en te begrijpen.

De S&OP/IBP-behoeften van elke organisatie zijn uniek; ze zijn afhankelijk van het type bedrijf, de markt, de leveranciers en andere specifieke bedrijfsbehoeften. Bovendien moet S&OP constant worden aangepast aan veranderingen in de bedrijfs- en marktdynamiek om het echt effectief te houden.

In samenwerking met Supply Chain Movement hebben we een Subway Map gemaakt om een standaard S&OP-proces inzichtelijk te maken. Deze Subway Map geeft het S&OP-traject weer van een fictieve organisatie op maturiteitsniveau 3, die in een Make-to-Stock-scenario werkt met een snel veranderend productportfolio. De volgende stap voor dit bedrijf? Voortbouwen op het huidige S&OP-maturiteitsniveau om tot een volwaardig IBP-proces te komen. 

S&OP subway map routekaart van strategie naar planning

Waarom is S&OP cruciaal voor succesvolle sales?

Met S&OP kan je bedrijf zijn potentieel als betrouwbare leverancier waarmaken, ongeacht het product dat je verkoopt of de markt waarin je actief bent. En als je leverbetrouwbaarheid kunt garanderen, heeft je verkoopteam het een stuk gemakkelijker!

Met contracten en promoties gaat het algauw de verkeerde kant op als ze niet op tijd worden afgestemd met je supply chain. Klanten zijn dan niet tevreden en Sales haalt zijn targets niet. Met een effectief S&OP-proces worden de aanbiedingen die Sales doet echter afgestemd op de werkelijke mogelijkheden van je supply chain.

Door besluiten te nemen op basis van het overeengekomen vraag-en-aanbod-plan kan je bedrijf zijn beloften nakomen, tijdige leveringen garanderen, omzetverlies voorkomen en de klantloyaliteit vergroten. Met een gezamenlijk bepaalde aanpak kunnen Sales en Supply Chain eensgezind de bedrijfsgroei versnellen. 

Naar boven

Voldoet jouw bedrijf aan de voorwaarden voor effectieve S&OP?

1.  Voorkom verrassingen

Laten we het volgende scenario eens bekijken: De voorraden stapelen zich op. Operations maakt overuren, maar heeft nog steeds de grootste moeite om de juiste hoeveelheden te produceren. En de Sales-medewerkers kunnen maar niet met nauwkeurige voorspellingen komen, omdat ze zonder betere inzichten niet optimaal kunnen presteren. Ondertussen klagen teleurgestelde klanten dat je niet aan hun verwachtingen voldoet.

Als dit je bekend voorkomt, dan kan S&OP echt waarde toevoegen, door sterke, productieve relaties tussen Supply Chain, Operations en Sales te creëren. Zo verbeter je de leverbetrouwbaarheid naar klanten, maak je het je medewerkers een stuk eenvoudiger en gaan de algehele bedrijfsprestaties erop vooruit. 

2.  Ontwerp beheersbare processen

Als je primaire processen lastig te besturen zijn, kan S&OP uitkomst bieden. Maar misschien moet je eerst die processen zelf aanpakken voordat je met S&OP aan de slag gaat. Kunnen die niet eerst vereenvoudigd worden, zodat ze makkelijker te besturen zijn? Door eerst de beheersbaarheid van je bedrijf te verbeteren, vergroot je vervolgens de kans op een succesvolle S&OP implementatie.  

Goed voorbereid van start: Een succesvolle aanpak in vijf stappen

S&OP is een krachtig instrument om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen, maar het moet wel doordacht worden geïmplementeerd. Om te zorgen dat het proces biedt wat je ervan verwacht, raden we je aan de onderstaande stappen te volgen: 

1. Bepaal het ‘waarom’ door duidelijke doelen te stellen

Wat willen je stakeholders bereiken met S&OP? Zijn hun verwachtingen en doelen op elkaar afgestemd? Heldere doelen zijn essentieel voor de invoering van effectieve S&OP. Zonder die doelen ben je het spoor algauw bijster. Als je je meteen op de harde S&OP logica richt – KPI's, processen, data en systemen – sla je een cruciale stap over. Voor het slagen van het proces heb je eerst buy-in nodig van alle medewerkers die erbij betrokken zijn. Waarom zouden zij tijd en energie moeten steken in het helpen opzetten en uitrollen van S&OP? Waarom zouden ze er prioriteit aan moeten geven in hun dagelijks werk? Waarom zouden ze zich moeten aanpassen aan de verandering en doorzetten in de soms lastige beginfase? Van Supply Chain tot de commerciële functies, alle medewerkers moeten zien wat zij aan S&OP hebben en hoe het hen kan helpen om optimaal te presteren.  

2.  Beoordeel je huidige S&OP proces

Is er een bestaand S&OP-proces dat op de schop moet? Of ga je S&OP vanuit het niets invoeren? Ga eerst na vanuit welke posities en met welke twijfels of verwachtingen je diverse stakeholders gaat benaderen.

Een S&OP Maturity Scan kan hier van pas komen. Op basis van gestructureerde vragen kan je bedrijf met deze scan worden beoordeeld en gebenchmarkt in vier belangrijke categorieën:

  1. S&OP-proces 
  2. Supply & Demand Planning
  3. Performance Management
  4. Eigenaarschap

Houd er rekening mee dat voor effectieve S&OP diverse partijen met elkaar om tafel moeten. Sales, Inkoop, Operations, Finance en de algemene directie hebben hun eigen inzichten en strategieën, en dat betekent dat verschillende doelen, (verborgen) agenda’s en werk- en denkwijzen op elkaar moeten worden afgestemd. Duidelijke communicatie, coördinatie en transparantie zijn daarbij de sleutels tot succes.

3.  Maak een blauwdruk

Als de doelen helder zijn, is het tijd om ze te vertalen naar een actieplan. Je blauwdruk weerspiegelt de aard van je bedrijf, van het soort producten en klanten tot de geografische en organisatorische aspecten.

In je blauwdruk wordt een praktische visie op de structuur van je S&OP-proces beschreven, waaronder:

  • De overlegstructuur en opzet
  • De taken en verantwoordelijkheden van elke stakeholder (groep)
  • Het aggregatieniveau van de relevante data 
  • De benodigde IT-ondersteuning

Een leidende coalitie, bestaande uit experts in je bedrijf die de S&OP-implementatie gaan leiden, moet de blauwdruk ontwerpen en trekken.

Zorg er bij het opstellen van de blauwdruk voor dat je S&OE-proces voor de korte termijn (2 tot 3 maanden) en je S&OP-proces voor de middellange termijn (12 tot 18 maanden) op elkaar aansluiten en toch afzonderlijke processen blijven. Niet alleen kunnen dan zowel in S&OE als in S&OP efficiënt functionele beslissingen worden genomen, maar je kunt ook voor elke reeks meetings de juiste mensen laten aanschuiven, zodat iedereen zijn tijd en expertise optimaal kan benutten. Degenen met inzichten in de operatie moeten S&OE ontwerpen, terwijl voor S&OP inbreng van het management nodig is.

4.  Voer S&OP stapsgewijs in

Op basis van de blauwdruk kunnen de S&OP-plannen stapsgewijs worden geïmplementeerd. Als dat te snel gebeurt ligt overbelasting op de loer, met als gevolg teleurstellende resultaten.

Begin met basale, fundamentele veranderingen op de afdelingen, zodat iedereen kan wennen aan het veranderproces. Evaluatie van de maandelijkse S&OP-meetings is daarbij cruciaal, zodat doorgevoerde veranderingen kunnen worden opgevolgd en plannen in gang worden gezet om het S&OP-proces te bestendigen.

Uiteindelijk is het de bedoeling dat door een slimme en geleidelijke invoering een intuïtieve S&OP-mentaliteit wordt gerealiseerd in je hele bedrijf.


5. Zorg ervoor dat je de juiste mensen betrekt bij het proces

S&OP is een complex proces dat, als het goed wordt uitgevoerd, baanbrekende resultaten oplevert. Daarvoor is het essentieel dat medewerkers met de juiste vaardigheden en competenties aan tafel zitten. Is dat niet het geval, neem dan maatregelen. Geef medewerkers zo nodig andere rollen, bied eventueel training aan en houd er rekening mee dat wellicht niet iedereen even geschikt is. 


De drie bekendste valkuilen bij S&OP

1. Alleen aandacht voor de ‘harde’ logica

Concrete feiten en data zijn weliswaar cruciaal voor S&OP, maar er is meer nodig. Harde logica, processen, gegevens en systemen moeten worden aangevuld met ‘zachtere’ aspecten. Alleen dan krijg je multidisciplinaire buy-in die, zoals we hebben gezien, essentieel is voor een succesvol S&OP-proces. 

Om ervoor te zorgen dat onze klanten rekening houden met al deze aspecten hebben we een S&OP Change Model met vier pijlers ontwikkeld: Meaning, Willingness, Logic en Ability. 

Vier-elementen-succesvol-SOP
sales-operation-dashboard

2. Dashboard? Welk dashboard?

Om je S&OP-performance te volgen, is een geavanceerd dashboard cruciaal.

Dit S&OP-dashboard moet slim, consistent en betrouwbaar zijn en multidisciplinaire gegevens combineren, zodat de integrale prestaties kunnen worden gevolgd. Het moet een bron van waarheid zijn, zodat je kunt beoordelen of het S&OP-proces effectief is of dat je het moet aanpassen om de gewenste resultaten te behalen.

Het dashboard moet outside-in- en inside-out--denken ondersteunen en stimuleren, zodat je over de juiste gegevens beschikt om je S&OP-proces continu te verbeteren. Bij Involvation zijn we hierin gespecialiseerd. Geheel onafhankelijk van de toonaangevende softwareleveranciers met wie we samenwerken, kunnen we voor onze klanten dashboards samenstellen die volledig zijn afgestemd op hun S&OP-behoeften

3. Veel woorden, geen beslissingen

Er worden S&OP-meetings gehouden. Iedereen is op de hoogte en zit op dezelfde golflengte. Maar op de een of andere manier worden er geen beslissingen genomen. En dus stagneert het proces.

Vooruitgang is alleen mogelijk als er in elke S&OP-meeting concrete beslissingen worden genomen die tot resultaten en ontwikkelingen leiden. Het is essentieel om elke meeting in te gaan met goed voorbereide opties voor elk specifiek beslissingsonderwerp. Alle deelnemers kunnen dan efficiënt optimale, op feiten gebaseerde beslissingen nemen. Door deze aanpak te cultiveren, zorg je voor een hoogwaardig S&OP-proces in je bedrijf. Bovendien maak je zo de weg vrij voor een effectief IBP-proces wanneer je S&OP-maturiteit dat stadium bereikt. 

S&OP common pitfalls plaatje

S&OP: verandermanagement is de sleutel tot succes

Voor succesvolle S&OP is een allesomvattende veranderaanpak vereist. Bij Involvation noemen we dat schaken op meerdere borden.

Hiermee bedoelen we dat je veranderstrategie voor S&OP een aantal belangrijke pijlers tegelijk moet omvatten. De onderdelen van ons S&OP Change Model zijn: Meaning, Willingness, Logic en Ability 

Meaning – zorg dat alle betrokkenen begrijpen waarom S&OP ook voor hen belangrijk is

Zorg ervoor dat goed geformuleerde S&OP-doelen bij alle relevante partijen bekend zijn en door iedereen worden begrepen. Zo stimuleer je enthousiasme, motivatie en doorzettingsvermogen in het hele bedrijf. Hiervoor moet het senior management eerst een duidelijk beeld hebben van succesvolle S&OP in het bedrijf. Deze visie moet dan worden omgezet in zaken die de betrokkenen in hun specifieke rollen aanspreken, zodat ze willen meewerken. 

Willingness – zorg voor commitment en actiebereidheid

Wie zijn de belangrijkste S&OP-stakeholders, ambassadeurs en sceptici? Neem de tijd om hier achter te komen en te beschrijven wat de ambassadeurs drijft en wat de sceptici tegenhoudt. Deze overtuigingen moet je vervolgens respectievelijk ondersteunen en afzwakken. Individuele misvattingen, zorgen en zelfs over-enthousiasme moeten worden weggenomen. Hetzelfde geldt voor organisatiestructuren of IT-systemen die je S&OP-implementatie in de weg staan. Tijd en effectief management zullen uiteindelijk tot verandering leiden. 

Logic – zorg dat proces, organisatie, data en systemen op orde zijn

Data, processen, systemen en KPI’s zijn 80% van het werk bij het definiëren van een succesvol S&OP-proces. S&OP is complex en vereist deskundigheid en kwaliteit om het nauwkeurig af te stemmen op de behoeften van je bedrijf.

Ability – zorg dat alle betrokkenen over de juiste vaardigheden en competenties beschikken

Uiteindelijk bepalen de betrokkenen het succes van S&OP. Een essentiële competentie waarover iedereen aan de tafel moet beschikken, is multidisciplinair en tactisch denken. Als dit niet al van nature een sterk punt is van je kandidaten kan het wellicht worden ontwikkeld door training aan te bieden. Bij Involvation hebben we veel ervaring met trainingen om S&OP-competenties te vergroten. 

S&OP capability building

De kracht van serious gaming

Je kunt mensen via een presentatie wel iets uitleggen, maar de vraag is of het ook blijft hangen. Door je medewerkers op interactieve wijze het belang, het proces en het rendement van S&OP te laten ervaren, kun je hun betrokkenheid bij de implementatie ervan vergroten en de vaardigheden ontwikkelen die ze nodig hebben om het proces tot een goed einde te brengen.

Serious gaming in virtuele omgevingen is hierbij een handig hulpmiddel. S&OP (en later ook IBP) leer je namelijk het best door het te doen en gestructureerde feedback te krijgen. In de echte wereld duurt één volledige cyclus echter al een maand, waardoor het leerproces te traag verloopt. Door S&OP te simuleren, bied je een krachtig alternatief dat in combinatie met formeel leren, begeleiding en PDCA-cycli bijzonder goed werkt. 

 

Software en S&OP: Het juiste systeem selecteren

De afgelopen tien jaar heeft S&OP software een snelle ontwikkeling doorgemaakt. Tegenwoordig bieden geavanceerde systemen gegevensaggregatie, scenariosimulatie, geavanceerde forecast algoritmes, analyses en nog veel meer.

Met zoveel mogelijkheden en opties valt het niet mee om te bepalen welke oplossing het meest geschikt is. Daarom ondersteunen we onze klanten bij de integratie van de juiste software in hun S&OP- (en IBP-) proces, zodat ze op data en feiten gebaseerde beslissingen kunnen nemen.

Vooral demand planning maakt een sterke ontwikkeling door. Was forecasting voorheen uitsluitend gebaseerd op historische verkoopgegevens, tegenwoordig kunnen ook diverse externe gegevenssets worden gebruikt en wordt gebruikgemaakt van kunstmatige intelligentie en met name “machine learning”.

Bij Involvation bieden we onze klanten volledige ondersteuning bij het integreren van ML, AI en cloud-gebaseerde oplossingen in hun S&OE-, S&OP- en IBP-processen. Maar we helpen klanten vooral de holle buzzwords te onderscheiden van technologieën die echt meerwaarde kunnen hebben voor hun specifieke bedrijfssituaties. 

Verbeter je S&OP, download een praktisch overzicht

Checklist: Beoordeel je huidige S&OP-proces


Voorafgaand aan een volledig assessment kun je met onze checklist – ontwikkeld in samenwerking met Supply Chain Media – een eerste beoordeling van je huidige S&OP-proces doen.

  • Zorgt het echt voor een goed gestructureerde besluitvorming in je bedrijf?
  • Levert het een volledig beeld op van vraag en aanbod?
  • Schat je de financiële impact op middellange termijn nauwkeurig in?
  • Biedt het proces voldoende meerwaarde?  
  • En wat is het verdere potentieel? 

 

S&OP Assessment door Involvation

Wil je graag meer rendement uit S&OP halen? Met een S&OP Assessment krijg je duidelijkheid over je S&OP-performance, het verbeterpotentieel en de volgende stappen. 

S&OP Assessment: Wat zijn de voordelen?


✓ Een onafhankelijke beoordeling van je huidige S&OP-proces (maturiteit en effectiviteit)

✓ Een objectief oordeel over de buy-in en relevante competenties van de S&OP-uitvoerders

✓ Een overzicht van het verbeterpotentieel op korte en langere termijn

✓ Een stappenplan voor het doorvoeren van verbeteringen 

S&OP Assessment: onze aanpak in het kort

Onze aanpak in 3 stappen in 5 tot 6 weken:

1. Intake 
Een gesprek waarin de assessment-scope, opzet en planning worden besproken.

2. Interviews, documentanalyse en observatie van een cyclus
Gesprekken met de belangrijkste stakeholders, een analyse van de gebruikte documenten en dashboards en observatie van een volledige S&OP-cyclus in je bedrijf. Aan de hand van een gestructureerde analyse stellen we een specifiek verbeterplan op.

3. Feedback en stappenplan 
We presenteren onze bevindingen, bespreken onze conclusies en stellen een stappenplan voor verbetering voor. 


Maak van S&OP een krachtig instrument

We helpen je graag om van jouw S&OP-proces een krachtig instrument te maken voor de verbetering van je supply chain- en bedrijfsprestaties. Met een stapsgewijze aanpak op maat ondersteunen we je bij het vergroten van je marktinzicht, het aanscherpen van het planningsproces en het verbeteren van zowel je marges als je klanttevredenheid. 

Neem contact op met ons team.

Naar boven