S&OP / IBP

S&OP: een traject van strategie naar planning

S&OE, S&OP en IBP zijn alle drie besluitvormingsprocessen om proactief vraag en aanbod op elkaar af te stemmen. Maar hoe werkt een S&OP-proces in de praktijk? Vooral voor grote organisaties kan het een flinke uitdaging zijn het grote geheel te overzien en de onderling gekoppelde processen die ten grondslag liggen aan effectieve Supply & Demand Planning te volgen en te begrijpen.

De S&OP/IBP-behoeften van elke organisatie zijn uniek; ze zijn afhankelijk van het type bedrijf, de markt, de leveranciers en andere specifieke bedrijfsbehoeften. Bovendien moet S&OP constant worden aangepast aan veranderingen in de bedrijfs- en marktdynamiek om het echt effectief te houden.

In samenwerking met Supply Chain Movement hebben we een Subway Map gemaakt om een standaard S&OP-proces inzichtelijk te maken. Deze Subway Map geeft het S&OP-traject weer van een fictieve organisatie op maturiteitsniveau 3, die in een Make-to-Stock-scenario werkt met een snel veranderend productportfolio. De volgende stap voor dit bedrijf? Voortbouwen op het huidige S&OP-maturiteitsniveau om tot een volwaardig IBP-proces te komen. 

Waarom is S&OP cruciaal voor succesvolle sales?

Met S&OP kan je bedrijf zijn potentieel als betrouwbare leverancier waarmaken, ongeacht het product dat je verkoopt of de markt waarin je actief bent. En als je leverbetrouwbaarheid kunt garanderen, heeft je verkoopteam het een stuk gemakkelijker!

Met contracten en promoties gaat het algauw de verkeerde kant op als ze niet op tijd worden afgestemd met je supply chain. Klanten zijn dan niet tevreden en Sales haalt zijn targets niet. Met een effectief S&OP-proces worden de aanbiedingen die Sales doet echter afgestemd op de werkelijke mogelijkheden van je supply chain.

Door besluiten te nemen op basis van het overeengekomen vraag-en-aanbod-plan kan je bedrijf zijn beloften nakomen, tijdige leveringen garanderen, omzetverlies voorkomen en de klantloyaliteit vergroten. Met een gezamenlijk bepaalde aanpak kunnen Sales en Supply Chain eensgezind de bedrijfsgroei versnellen. 

Naar boven

Goed voorbereid van start: Een succesvolle aanpak in vijf stappen

S&OP is een krachtig instrument om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen, maar het moet wel doordacht worden geïmplementeerd. Om te zorgen dat het proces biedt wat je ervan verwacht, raden we je aan de onderstaande stappen te volgen: 

1. Bepaal het ‘waarom’ door duidelijke doelen te stellen

Wat willen je stakeholders bereiken met S&OP? Zijn hun verwachtingen en doelen op elkaar afgestemd? Heldere doelen zijn essentieel voor de invoering van effectieve S&OP. Zonder die doelen ben je het spoor algauw bijster. Als je je meteen op de harde S&OP logica richt – KPI's, processen, data en systemen – sla je een cruciale stap over. Voor het slagen van het proces heb je eerst buy-in nodig van alle medewerkers die erbij betrokken zijn. Waarom zouden zij tijd en energie moeten steken in het helpen opzetten en uitrollen van S&OP? Waarom zouden ze er prioriteit aan moeten geven in hun dagelijks werk? Waarom zouden ze zich moeten aanpassen aan de verandering en doorzetten in de soms lastige beginfase? Van Supply Chain tot de commerciële functies, alle medewerkers moeten zien wat zij aan S&OP hebben en hoe het hen kan helpen om optimaal te presteren.  

2.  Beoordeel je huidige S&OP proces

Is er een bestaand S&OP-proces dat op de schop moet? Of ga je S&OP vanuit het niets invoeren? Ga eerst na vanuit welke posities en met welke twijfels of verwachtingen je diverse stakeholders gaat benaderen.

Een S&OP Maturity Scan kan hier van pas komen. Op basis van gestructureerde vragen kan je bedrijf met deze scan worden beoordeeld en gebenchmarkt in vier belangrijke categorieën:

1. S&OP-proces 
2. Supply & Demand Planning
3. Performance Management
4. Eigenaarschap

Houd er rekening mee dat voor effectieve S&OP diverse partijen met elkaar om tafel moeten. Sales, Inkoop, Operations, Finance en de algemene directie hebben hun eigen inzichten en strategieën, en dat betekent dat verschillende doelen, (verborgen) agenda’s en werk- en denkwijzen op elkaar moeten worden afgestemd. Duidelijke communicatie, coördinatie en transparantie zijn daarbij de sleutels tot succes.

3.  Maak een blauwdruk

Als de doelen helder zijn, is het tijd om ze te vertalen naar een actieplan. Je blauwdruk weerspiegelt de aard van je bedrijf, van het soort producten en klanten tot de geografische en organisatorische aspecten.

In je blauwdruk wordt een praktische visie op de structuur van je S&OP-proces beschreven, waaronder:

• De overlegstructuur en opzet
• De taken en verantwoordelijkheden van elke stakeholder (groep)
• Het aggregatieniveau van de relevante data 
• De benodigde IT-ondersteuning

Een leidende coalitie, bestaande uit experts in je bedrijf die de S&OP-implementatie gaan leiden, moet de blauwdruk ontwerpen en trekken.

Zorg er bij het opstellen van de blauwdruk voor dat je S&OE-proces voor de korte termijn (2 tot 3 maanden) en je S&OP-proces voor de middellange termijn (12 tot 18 maanden) op elkaar aansluiten en toch afzonderlijke processen blijven. Niet alleen kunnen dan zowel in S&OE als in S&OP efficiënt functionele beslissingen worden genomen, maar je kunt ook voor elke reeks meetings de juiste mensen laten aanschuiven, zodat iedereen zijn tijd en expertise optimaal kan benutten. Degenen met inzichten in de operatie moeten S&OE ontwerpen, terwijl voor S&OP inbreng van het management nodig is.

4.  Voer S&OP stapsgewijs in

Op basis van de blauwdruk kunnen de S&OP-plannen stapsgewijs worden geïmplementeerd. Als dat te snel gebeurt ligt overbelasting op de loer, met als gevolg teleurstellende resultaten.

Begin met basale, fundamentele veranderingen op de afdelingen, zodat iedereen kan wennen aan het veranderproces. Evaluatie van de maandelijkse S&OP-meetings is daarbij cruciaal, zodat doorgevoerde veranderingen kunnen worden opgevolgd en plannen in gang worden gezet om het S&OP-proces te bestendigen.

Uiteindelijk is het de bedoeling dat door een slimme en geleidelijke invoering een intuïtieve S&OP-mentaliteit wordt gerealiseerd in je hele bedrijf.

5. Zorg ervoor dat je de juiste mensen betrekt bij het proces

S&OP is een complex proces dat, als het goed wordt uitgevoerd, baanbrekende resultaten oplevert. Daarvoor is het essentieel dat medewerkers met de juiste vaardigheden en competenties aan tafel zitten. Is dat niet het geval, neem dan maatregelen. Geef medewerkers zo nodig andere rollen, bied eventueel training aan en houd er rekening mee dat wellicht niet iedereen even geschikt is. 

Naar boven

De drie bekendste valkuilen bij S&OP

Naar boven

S&OP capability building

De kracht van serious gaming

Je kunt mensen via een presentatie wel iets uitleggen, maar de vraag is of het ook blijft hangen. Door je medewerkers op interactieve wijze het belang, het proces en het rendement van S&OP te laten ervaren, kun je hun betrokkenheid bij de implementatie ervan vergroten en de vaardigheden ontwikkelen die ze nodig hebben om het proces tot een goed einde te brengen.

Serious gaming in virtuele omgevingen is hierbij een handig hulpmiddel. S&OP (en later ook IBP) leer je namelijk het best door het te doen en gestructureerde feedback te krijgen. In de echte wereld duurt één volledige cyclus echter al een maand, waardoor het leerproces te traag verloopt. Door S&OP te simuleren, bied je een krachtig alternatief dat in combinatie met formeel leren, begeleiding en PDCA-cycli bijzonder goed werkt. 

Software en S&OP: Het juiste systeem selecteren

De afgelopen tien jaar heeft S&OP software een snelle ontwikkeling doorgemaakt. Tegenwoordig bieden geavanceerde systemen gegevensaggregatie, scenariosimulatie, geavanceerde forecast algoritmes, analyses en nog veel meer.

Met zoveel mogelijkheden en opties valt het niet mee om te bepalen welke oplossing het meest geschikt is. Daarom ondersteunen we onze klanten bij de integratie van de juiste software in hun S&OP- (en IBP-) proces, zodat ze op data en feiten gebaseerde beslissingen kunnen nemen.

Vooral demand planning maakt een sterke ontwikkeling door. Was forecasting voorheen uitsluitend gebaseerd op historische verkoopgegevens, tegenwoordig kunnen ook diverse externe gegevenssets worden gebruikt en wordt gebruikgemaakt van kunstmatige intelligentie en met name “machine learning”.

Bij Involvation bieden we onze klanten volledige ondersteuning bij het integreren van ML, AI en cloud-gebaseerde oplossingen in hun S&OE-, S&OP- en IBP-processen. Maar we helpen klanten vooral de holle buzzwords te onderscheiden van technologieën die echt meerwaarde kunnen hebben voor hun specifieke bedrijfssituaties. 

S&OP Assessment door Involvation

Wil je graag meer rendement uit S&OP halen? Met een S&OP Assessment krijg je duidelijkheid over je S&OP-performance, het verbeterpotentieel en de volgende stappen.