Veerkracht en de rol van Integrated Business Planning
Veel organisaties vertrouwen voor de optimalisering van hun supply chain op een proces van Sales & Operations Execution (S&OE) of Sales & Operations Planning (S&OP).
IBP als aanvulling op S&OE/S&OP?
S&OE en S&OP zijn absoluut nuttig om bedrijven door turbulente tijden te loodsen. Toch ontberen ze in vergelijking met IBP een aantal zaken die belangrijk zijn bij het vergroten van de veerkracht van organisaties:
- Business intelligence
- Bedrijfsstrategie
- Financiële besluitvorming
- Marktaandeel
- Serviceniveaus
- Partners
IBP gaat verder waar S&OE/S&OP ophouden en geeft bedrijven overzicht over hun supply chain, en daarmee de mogelijkheid om daadwerkelijk over de gehele linie veerkracht in te bouwen.
IBP bevordert een veerkrachtige instelling
Integrated Business Planning is meer dan alleen een praktisch instrument of proces binnen een bedrijf.
Door het geïntegreerde karakter van IBP is uitwisseling van data en inzichten tussen de verschillende afdelingen van een bedrijf geen keuze maar noodzaak. Verder vergroot IBP de betrokkenheid van de externe partners en stakeholders bij een organisatie, wat bevorderlijk is voor de communicatie op dat niveau.
De uitwisseling van al deze inzichten via IBP brengt ook het calamiteitenplan van je organisatie op een hoger niveau. Scenario mapping, bedrijfscontinuïteit en stresstests worden op meer inzichten gebaseerd en zijn daarmee nuttiger.
Belangrijke succesfactoren voor IBP
✓ Houd bij het ontwerpen van het proces rekening met structuur, frequentie en voorbereiding: Zodra je IBP eenmaal vlot verloopt, is het waarschijnlijk genoeg om één keer per maand een meeting te houden. In de opstartfase en als de omstandigheden daar aanleiding toe geven, is het raadzaam om vaker bij elkaar te komen.
✓ Baseer je IBP op feiten en verzamelde gegevens: Maak gebruik van waardevolle inzichten, zoals aannames, voorspellingen, risico’s en kansen, vanuit je hele bedrijf. Denk aan:
- Supply chain
- Productie
- Sales/Marketing
- Inkoop
- Finance
- Externe partners en stakeholders, zoals leveranciers en investeerders
✓ Stel aparte kaders op voor operationele en tactische besluitvorming: Maak duidelijk wie welke rol en verantwoordelijkheden heeft. Zo zorg je ervoor dat er bij elke IBP-meeting beslissingen kunnen worden genomen.
✓ Stel scenario’s op: Tijdens IBP-meetings zitten vertegenwoordigers van je gehele supply chain aan tafel, waardoor eventuele waarschuwingssignalen je zo vroeg mogelijk bereiken.
✓ Beschouw je IBP als een leer- en ontwikkelingsproces: Met de multidisciplinaire besluitvorming die in IBP ingebakken is, leg je de basis voor succes op de lange termijn omdat je zeker weet dat je bedrijf nooit door de ondergrens zakt.
Involvation is een ervaren adviesbureau dat allerlei organisaties helpt bij de succesvolle implementatie van IBP. Wil je meer weten over onze consultancy en learning & development? Neem dan contact met ons op.
Hoe zorg je voor een veerkrachtige supply chain?
Veerkracht begint met diep inzicht in je keten
Laten we eens kijken naar de auto-industrie. Door de lange internationale toeleveringsketens (zogenaamde ‘tiers’) in deze branche heeft een probleem bij één schakel vaak al verregaande gevolgen. Het oplossen – of beter nog: het voorkomen – van zo’n probleem vergt diep inzicht in de supply chain.
Om tot dat diepe inzicht te komen, moet elk bedrijf dat naar een veerkrachtige keten streeft beginnen met het stellen van een aantal eenvoudige maar zeer relevante vragen:
- Wie zijn jouw leveranciers, en de leveranciers van de leveranciers (tier 1, 2, 3, etc.)
- Hoe gaan jouw leveranciers te werk?
- Van waaruit opereren ze?
- Welke dynamiek en risico’s zijn er aan de supply chain verbonden?
- Hoe snel en hoe makkelijk reageert de keten op veranderingen?
Klaar voor een veerkrachtige supply chain? Verdiep je inzicht met deze podcast met Jeroen Scheepers, partner bij Involvation, die het Resilience Hands-On programma bespreekt. Luister nu:
Belangrijke strategieën voor een veerkrachtige supply chain
Een supply chain veerkrachtig maken is een complex proces. Bedrijven zijn zich er vaak van bewust dat ze iets moeten doen, maar vinden het moeilijk om te bepalen waar ze moeten beginnen.
Uitgangspunten voor het ontwikkelen van een veerkrachtige supply chain zijn vier kernelementen:
- Structuur van de supply chain
- Samenwerking
- Gedrag
- Wendbaarheid
Structuur van de supply chain: onderlinge verbanden en afhankelijkheden
- Wat zijn de kenmerken van je keten? Is deze lokaal of mondiaal?
- Heb je een duidelijke bedrijfsstrategie en is deze doorvertaald naar de supply chain? Waar zitten de afhankelijkheden in de keten?
- Zijn er, als je dieper kijkt, bepaalde zwaktes of verbeterpunten?
- Wie zijn de leveranciers van jouw leveranciers?
- Zijn er mogelijkheden voor vereenvoudiging of digitalisering?
Samenwerking: gebundelde veerkracht
- Hoe efficiënt communiceren de belangrijkste afdelingen (Sales, Planning, Operations, Inkoop, Marketing, etc.) binnen je bedrijf met elkaar en welke gevolgen heeft dit voor beslissingen?
- Hoe effectief is de communicatie met de externe partijen in je keten?
- Bevordert jouw keten de uitwisseling van kennis en informatie tussen de ketenpartners?
- Zijn de zichtbaarheid, transparantie en informatie-uitwisseling van en tussen jouw interne medewerkers, externe partners en stakeholders zoals ze zouden moeten zijn?
Gedrag: veerkrachtige instelling
- Werk je aan de competenties en vaardigheden die jouw medewerkers veerkrachtig maken?
- Neem je veerkracht mee als belangrijk aspect wanneer je investeert in instrumenten en processen?
Wendbaarheid: snel reactievermogen
- Hoe snel reageert jouw organisatie op veranderingen?
- Kun je je in tijden van crisis op een efficiënte manier aanpassen?
- Ben je in staat om kansen te pakken en reageer je sneller en beter dan je concurrenten?
- Beschik je over strategieën voor het vergroten van je marktaandeel en het versnellen van je succes?
Hoe bovenstaande factoren in elkaar grijpen, kun je zien in onze supply chain resilience mindmap.
Download de Mindmap voor Value Chain Resilience:
Samenwerking en een veerkrachtige supply chain
Wij van Involvation zien samenwerking en effectieve en efficiënte besluitvorming in organisaties als de basis van een veerkrachtige keten. Als we bedrijven begeleiden bij hun ontwikkeling, dan richten we ons in eerste instantie op drie aspecten:
1. Intelligence: baseer je inzichten op data en informatie
Alles begint met kennis van zaken. Als je niet weet wat de grootste bedreiging voor jouw keten is, dan is het van cruciaal belang dat je zo veel mogelijk data en informatie verzamelt.
Signalen die je binnen de keten opvangt, bijvoorbeeld van je medewerkers, partners of investeerders, kunnen relevante indicatoren zijn en je helpen om proactief te reageren. Zo werk je toe naar een dynamischer risk management. Als je als organisatie in staat bent om relevante verandering in vraag en aanbod op te merken, dan kun je je strategie daarop aanpassen.
Om dit te bewerkstelligen en te komen tot een goede prioritering van acties die het reactievermogen van je organisatie bevorderen, heb je een geïntegreerde aanpak nodig om inzichten vanuit je belangrijkste bedrijfsprocessen te verzamelen.
2. Besluitvorming: schep een operationeel kader voor strategische trade-offs
Investeren in voorraad? De productie op- of afschalen? Extra werknemers aannemen en opleiden? Elke beslissing heeft invloed op je teams, bedrijfsgebieden en lokale vestigingen. In tijden van grote onzekerheid is het belangrijker dan ooit om je trade-offbeslissingen te kunnen baseren op betrouwbare inzichten.
Een solide basis voor integrale besluitvorming krijg je door je bestaande S&OE/S&OP te combineren met IBP. Voor een goede afweging tussen operationele beslissingen op de korte termijn en tactische keuzes op de middellange termijn heb je immers het volledige overzicht nodig van alle afdelingen van je bedrijf en alle onderdelen van je supply chain, inclusief de prioriteiten en strategieën die daarbij horen.
Op de korte termijn wil je beslissingen nemen die je door crisissituaties loodsen, op de middellange termijn beslissingen die je in staat stellen om als bedrijf veerkrachtiger uit tijden van grote onzekerheid te komen.
3. Vergroot je blikveld en kijk naar de hele keten
In een supply chain is alles met elkaar verbonden. Vaak hebben beslissingen die worden genomen, daarom gevolgen voor de gehele keten. Hoe bewuster je je bent van deze dynamiek, hoe beter je op mogelijke effecten kunt inspelen (bijvoorbeeld door extra middelen in te zetten).
Heb je bijvoorbeeld een alternatief als een van je leveranciers minder produceert dan verwacht? Zijn er investeerders die je kunnen helpen een financiële buffer op te bouwen? Wederzijds begrip, vertrouwen en samenwerking zijn onmisbaar voor een veerkrachtige keten.
Niet voor even, maar voor altijd: de routekaart naar een veerkrachtige supply chain
Toekomstgerichte organisaties kunnen het zich simpelweg niet veroorloven een veerkrachtige keten te zien als iets wat even moet gebeuren, iets wat toevallig tijdens een crisis in een meeting ter sprake komt om vervolgens weer van de agenda te verdwijnen. Het is juist een onderwerp dat altijd hoog op de agenda moet staan en dat in het DNA van de organisatie verweven moet zijn als integraal onderdeel van het succes.
Proactief in plaats van reactief
Een duidelijke bedrijfsvisie helpt je medewerkers om na te denken over veerkracht. Iedereen in de organisatie moet weten en kunnen verwoorden waarom een veerkrachtige keten zo belangrijk is voor het heden en de toekomst van de organisatie.
Vanuit de visie kun je veerkracht in elk bedrijfsproces gaan inbouwen, waardoor de hele keten uiteindelijk veerkrachtig wordt. Zodra je visie helder is en goed op iedereen is overgebracht, is het belangrijk om dit vast te houden. Dat kun je bijvoorbeeld doen door het:
Coachen van je teams: Zorg ervoor dat je teams flexibel en creatief blijven en zich makkelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden. Hiervoor is het belangrijk dat bij trainingen, competentieontwikkeling en het formuleren van doelstellingen rekening wordt gehouden met zowel de cultuur van de eigen organisatie als die van het land.
Investeren in instrumenten: Hiermee optimaliseer je de wendbaarheid, de besluitvaardigheid en het samenwerkend vermogen van je medewerkers.
Monitoren van de veerkracht: Gebruik hiervoor strategische KPI’s en meet zowel de resultaten van acties ter verbetering van de veerkracht binnen je keten als het veerkrachtige vermogen van je bedrijf.
Vergroot je veerkracht voor supply chain succes: neem vandaag nog contact op met een specialist van Involvation.
Lees meer over supply chain resilience:
- Waarom een resilient supply chain de volgende stap is in risicobeheer
- Hoe kan digital supply chain planning de veerkracht van je organisatie versterken?
- Vergroot de veerkracht van je supply chain met een solide IBP-Proces
- Gedrag veranderen beste resilience-medicijn
- Veerkracht en de prijs van niets doen
